SECRÉTARIAT PROFESSIONNEL 

 ©  2015 Secretariat Professionnel

ADMINISTRATION

Voici une opportunité d’emploi pour une personne qui désire travailler dans une entreprise d'innovation et design à la direction, au développement de l'entreprise grandissante. Vous aurez à soutenir administrativement les activités de la direction, à coordonner ses activités courantes en participant notamment à l’élaboration des objectifs à poursuivre, en assumant le leadership et en maximisant leur efficacité.

QUALITÉS ET APTITUDES

-     Leadership, proactive, organisée et structurée
-     Grande facilité de communication 
-     Efficacité au travail
-     Capacité de rencontrer les échéances et dans la gestion du stress
-     Organisée et facilité à gérer les priorités
-     Ambition et enthousiasme face aux défis
-     Connaissance des logiciels : Word – Excel – Outlook – PowerPoint

-     Connaissance du logiciel de design : IN DESING un atout

-     Parfaitement bilingue obligatoire


VOS RESPONSABILITÉS CLÉS


Gérer les courriels journaliers, la gestion des agendas de la direction (rendez-vous, déplacements, réunions, etc.);


Assurer la gestion des dossiers (participer à la préparation, à la réalisation et au suivi des dossiers,  recevoir, présenter et acheminer toutes les requêtes après consultation du directeur);

Organiser l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes et assister aux réunions, au besoin;

Préparer, rédiger les textes et voir à la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation, formulaire, etc;


Effectuer la correction d’épreuves en vérifiant la conformité et l’exactitude des documents;

Participer à l’élaboration et tenir à jour les procédures en lien avec les activités de la direction;

Compiler des données variées, les mettre à jour et produire les rapports statistiques en utilisant les logiciels appropriés;

Préparer les demandes d’avance de chèques et d’engagement de dépenses et faire le suivi des demandes de jetons de présence et de remboursement des dépenses;

Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation, autant électronique que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la direction.


Effectuer toutes autres tâches connexes.

Nous sommes à la recherche d'une collaboratrice et d'un bras droit pour le soutenir le directeur de l'entreprise (adjointe administrative d'expérience) pour une cliente qui œuvre dans le domaine de l'architecture, son bureau est situé à Montréal.